Внедрение системы управления проектами на базе Битрикс24

Заказчик

Заказчик проекта - Фонд стратегического и инновационного развития Иркутской области - Проектный офис НОЦ «Байкал».

Межрегиональный научно-образовательный центр мирового уровня «Байкал» (НОЦ «Байкал») создан для решения проблемы импортозамещения, экономического развития Иркутской области и Республики Бурятия через поиск и внедрение новых технологий в областях глубокой переработки промышленных отходов и возобновляемых природных ресурсов, их вовлечения в технологичное производство новых материалов, строительство, фармацевтику, здравоохранение, сельское хозяйство и пищевую промышленность, обеспечение продуктовой безопасности территорий.

Реализация программы деятельности НОЦ осуществляется посредством координации деятельности коммерческих, научных, образовательных организаций и государственных органов при заказе и внедрении научно-исследовательских проектов мирового уровня для реализации стратегических целей развития Иркутской области, Республики Бурятия и Российской Федерации в целом.

Учредители Фонда стратегического и инновационного развития Иркутской области - Проектного офиса НОЦ «Байкал»:

- Министерство экономического развития и промышленности Иркутской области

- Корпорация развития Иркутской области.

Задачи НОЦ «Байкал»:

- консолидация усилий научно-образовательных организаций и организаций реального сектора экономики по использованию уникального природного потенциала Байкальского региона;

- получение новых технологий и их коммерциализация;

- реализация комплексных научно-технических проектов и (или) программ полного инновационного цикла, включая вывод новых импортозамещающих, наукоемких продуктов и услуг на внутренние и международные рынки;

- подготовка кадров для решения крупных научно-технологических задач по приоритетам научно-технологического развития Российской Федерации.

В целом задача НОЦ - находить заинтересованных инвесторов под инновационные научные разработки, помогать учёным и предпринимателям узнавать друг о друге, «подружить» науку и бизнес.

Ситуация

В декабре 2022 года НОЦ «Байкал» обратился в ISIB со следующей проблемой: информация по проектам, которые вёл НОЦ, была разрозненной и несистематизированной, также отсутствовали автоматические напоминания о действиях в рамках проектов. При этом НОЦ использовал облачную версию Битрикс24, но в системе отсутствовали дополнительные функции, необходимые заказчику для работы над его проектами.

АТС, которую использовал заказчик, не была интегрирована с облачным Битриксом24. Это означало, что контакты по входящим звонкам сохранялись вручную – либо в Excel, либо вообще в записях сотрудников на бумаге.

Работа над задачами в рамках проектов, которые ведёт НОЦ, не была полностью выстроена и систематизирована, отсутствовали автоматические напоминания о задачах, как следствие сотрудники могли что-то забывать.

Решение

Проект состоял из следующих этапов:

- аудит;

- подготовка ТЗ;

- внедрение, опытная эксплуатация;

- промышленная эксплуатация;

- обучение сотрудников.

Проект начался стандартно с аудита существующих бизнес-процессов заказчика. Был определён круг интервьюируемых лиц, куда вошёл директор НОЦ, руководители направлений инновационной деятельности, а также представитель «Сколково», т.к. НОЦ «Байкал» является региональным оператором Фонда «Сколково».

В рамках аудита была проведена серия интервью. После первого этапа интервьюирования были разработаны черновики схем бизнес-процессов – описаны бизнес-процессы «как есть». Далее перешли к доработке черновиков, которая заняла полтора месяца. Следующим этапом после согласования и подписания заказчиком схем бизнес-процессов стала подготовка технического задания. Мы подготовили схемы бизнес-процессов «как должно быть», предложили свои улучшения на основе нашего опыта работы с Битриск24. Схемы были дополнены текстовым описанием процессов. Список полезных улучшений получился весьма внушительным.

После подготовки и согласования технического задания начался этап внедрения.  Внедрение системы в целом и реализация ряда важных интеграций позволили систематизировать и улучшить работу НОЦ на всех этапах – от обработки входящих обращений и поиска потенциальных участников с их последующим отбором до управления текущими проектами.

Этапы деятельности НОЦ и описание интеграций и доработок представлены ниже: 

Интеграция с каналами входящих обращений.

У НОЦ несколько каналов поступления новых проектов и участников.

Во-первых, это генерация от самих сотрудников, т.е. руководители направлений в различных источниках (новости, публикации в Интернете) ищут информацию о потенциальных разработках или бизнесах, которые могут стать потенциальными участниками НОЦ. Далее происходит обсуждение и согласование кандидатур потенциальных участников с директором НОЦ. После согласования участников руководители направлений связываются с  ними, разъясняют преимущества вступления в НОЦ  и берут в дальнейшую проработку.

Во-вторых, НОЦ получает запросы потенциальных участников от Министерства экономического развития Иркутской области либо от Министерства образования (с этими структурами НОЦ тесно сотрудничает). После получения такого запроса директор НОЦ ставил задачу руководителю одного из направлений по дальнейшей проработке такого участника.  

Третьим каналом поступления новых участников являлись входящие обращения по телефону, электронной почте, а также в Telegram (через канал и чат-бот).

Не зависимо от канала поступления информации о новом участнике НОЦ процесс его проработки начинался с выяснения ряда параметров потенциального проекта: его бюджета, наличия существующей финансовой поддержки и инвесторов, возможности коммерциализации. После принятия решения о том, что проект подходит под параметры НОЦ, происходило заполнение пакета документов, на основании которых участник переходил из статуса потенциального в действующие. Далее после вступления организации в состав НОЦ проект прорабатывался более детально – определялся конкретный бюджет, а также происходило заполнение паспорта проекта, и готовилась сопровождающая документация, такая как техническое задание и прочее.

Затем кандидатуру участника, проект и паспорт проекта выносили на обсуждение специальной комиссии – наблюдательного совета. Наблюдательный совет существует на двух уровнях: региональном и федеральном. В составе регионального наблюдательного совета губернатор Иркутской области, председатель правительства Иркутской области, министр экономического развития, министр образования и другие. Согласованный на обоих уровнях проект вносится в план НОЦ. При этом у НОЦ существует несколько видов плана:

1)     План деятельности, в котором содержатся все проекты НОЦ с этапами их реализации, стадиями. План составляется на 5 лет с разбивкой по годам. Включает в себя информацию о бюджетах и источниках финансирования.

2)     План мероприятий. НОЦ проводит такие мероприятия как встречи, конференции, выступления. Мероприятия направлены как на популяризацию текущей деятельности НОЦ, так и на привлечение новых участников. План составляется на год вперёд, а каждый квартал актуализируется и дополняется. Участники НОЦ могут фигурировать как в плане деятельности, так и в плане мероприятий.

После того, как новый участник попал в план деятельности НОЦ, руководители направлений НОЦ выступают в роли руководителей проектов и курируют выполнение тех задач и контрольных точек, которые были заложены в плане деятельности. Со стороны участника проекта также назначается ответственный за проект. НОЦ курирует исполнение задач в рамках проекта.

Одномоментно НОЦ ведёт, как правило, 8 проектов. Параллельно постоянно идёт процесс поиска новых участников и проектов, их проработки и согласования.  

В рамках внедрения была организована интеграция Битрикс24 со всеми каналами входящих обращений: телефонией, электронной почтой, сообщениями в Telegram (канал и чат-бот). 

Благодаря этой интеграции также была приведена в порядок база контрагентов (потенциальные и действующие участники, поставщики товаров и услуг по проектам). Все данные теперь стали храниться в единой системе. При этом стали заполняться полные данные по контрагенту в карточке контрагента в Битрикс24.

Также появилась возможность приглашать на портал сотрудников участников, ответственных за проект, чтобы они работали вместе с сотрудниками НОЦ. На портале происходит постановка задач, контроль сроков выполнения с помощью автоматических напоминаний и другое. Это позволило выполнять задачи по проектам в срок и в целом повысить дисциплину выполнения задач по проектам со стороны контрагентов.

Для сотрудников НОЦ внедрение системы тоже позволило оптимизировать ряд процессов:

1)     Была упорядочена работа над задачами в рамках проектов с помощью автоматических задач, шаблонов. Повысился контроль и дисциплина – сотрудники перестали забывать выполнять задачи благодаря автоматическим напоминаниям.

2)     Автоматизирован процесс заполнения шаблонов печатных форм документов – шаблоны по контрагентам стали заполняться автоматически.

3)     Были автоматизированы процедуры согласования документов.

4)     Был реализован конструктор отчётов по проектам.

5)     Реализована интеграция с системой Контур. Фокус для проверки добросовестности контрагентов (как участников НОЦ, так и поставщиков). Для проверки необходимо просто внести ИНН контрагента и нажать одну кнопку – подкачиваются все данные по контрагенту.

Этап обучения. После внедрения было организовано обучение сотрудников НОЦ, которое было организовано как в оффлайн-формате, так и онлайн – создан курс непосредственно на портале Битрикс24, чтобы сотрудники могли обучиться в любое удобное для них время.

Результаты

1)     Создана единая и полная база контрагентов в Битрикс24.

2)     Оптимизирована процедура проверки добросовестности контрагентов за счёт интеграции с системой Контур. Фокус.

3)     Организована интеграция Битрикс24 со всеми каналами входящих обращений от потенциальных участников НОЦ: телефония, электронная почта, Telegram. 

4)     Повысилась дисциплина выполнения задач по проектам со стороны контрагентов за счёт возможности приглашать их на портал для совместной работы.

5)     Повысился контроль и дисциплина выполнения задач сотрудниками самого НОЦ.

6)     Автоматизированы многие внутренние процессы: заполнения шаблонов печатных форм документов, процедуры согласования документов.

7)     Упрощена и автоматизирована система формирования отчётов за счёт использования конструктора отчётов.